Mục tiêu 1: Xác định tầm nhìn và mục tiêu chiến lược

• Làm rõ tầm nhìn và chiến lược dài hạn của dự án AI, bao gồm mục tiêu tối ưu hoá quy trình, giảm chi phí và tăng trưởng doanh thu.

• Xác định các KPI (Key Performance Indicators) cần thiết để đo lường sự thành công của AI Agent.

• Phân loại các lĩnh vực và quy trình sẽ được tự động hoá (ví dụ: chăm sóc khách hàng, bán hàng, báo cáo phân tích...).

Mục tiêu 2: Thành lập đội dự án chính

• Giám đốc Công nghệ (CTO): Chịu trách nhiệm về các vấn đề kỹ thuật và triển khai hệ thống.

• Giám đốc Điều hành (CEO): Đảm bảo rằng chiến lược phù hợp với tầm nhìn doanh nghiệp.

• Đại diện từ các phòng ban: Mỗi phòng ban sẽ có một đại diện để cung cấp thông tin cần thiết và hỗ trợ triển khai hệ thống AI theo nhu cầu cụ thể của họ.

Mục tiêu 3: Phê duyệt ngân sách và tài nguyên ban đầu

• Xác định ngân sách và tài nguyên cần thiết cho việc triển khai AI trong vòng 30 ngày.

• Xác định các công cụ và nền tảng sẽ sử dụng (n8n Cloud, Vtiger CRM, Supabase).

• Đảm bảo có đủ tài nguyên nhân sự, kỹ thuật và phần mềm để bắt đầu triển khai.

Bước 1: Xác định tầm nhìn và mục tiêu chiến lược

• Thảo luận nhóm: Ông Phượng cùng với đội ngũ lãnh đạo tổ chức một cuộc họp chiến lược. Các mục tiêu được xác định là:

  • Tối ưu hóa quy trình: AI Agent sẽ tự động hoá các công việc như trả lời khách hàng, phân tích báo cáo, và tối ưu hóa việc chăm sóc khách hàng.

  • Đo lường hiệu quả: Các KPI được xác định như tỷ lệ chuyển đổi, thời gian phản hồi của nhân viên AI, sự hài lòng của khách hàng.

• Ví dụ thực tế:

  • KPI: Thời gian trả lời email khách hàng giảm từ 24 giờ xuống dưới 2 giờ.

  • KPI: Tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng từ 10% lên 20% nhờ sự hỗ trợ từ AI Agent.

Bước 2: Thành lập đội dự án chính

• Chọn lựa thành viên đội dự án: Chúng ta cần ít nhất một thành viên từ các phòng ban chính như bán hàng, marketing, chăm sóc khách hàng, và công nghệ.

• Giao nhiệm vụ: Các đại diện phòng ban sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quy trình công việc hiện tại để AI Agent có thể tối ưu hoá.

Bước 3: Phê duyệt ngân sách và tài nguyên

• Phê duyệt ngân sách: Ở giai đoạn này, ông Phượng yêu cầu mỗi phòng ban đề xuất ngân sách cho các công cụ cần thiết (n8n Cloud, Vtiger CRM, Supabase, Telegram integration).

Đảm bảo tài nguyên kỹ thuật: Phòng IT sẽ phải chuẩn bị tài nguyên kỹ thuật (máy chủ, phần mềm hỗ trợ) cho việc triển khai hệ thống.

• Biểu mẫu Xác định Mục tiêu và KPI: Để dễ dàng theo dõi và phân loại, hãy sử dụng Google Sheets hoặc Notion để ghi lại mục tiêu và KPI. Biểu mẫu Google Sheet:

• Thông qua việc sử dụng biểu mẫu Google Sheet, bạn có thể dễ dàng xác định mục tiêu và KPI của doanh nghiệp, cũng như quản lý các công cụ cần phê duyệt để đạt được mục tiêu đề ra. Điều này giúp cho việc theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc trở nên hiệu quả hơn và dễ dàng hơn.

• Danh sách các công cụ cần phê duyệt:

  • n8n Cloud: Nền tảng tự động hóa quy trình.

  • Vtiger CRM: Quản lý khách hàng và dữ liệu.

  • Supabase: Lưu trữ dữ liệu vector cho AI Agent.

Telegram API: Để giao tiếp với AI Agent và gửi kết quả.

1. Khó khăn trong việc xác định mục tiêu chiến lược: Đội ngũ có thể gặp khó khăn khi cố gắng xác định mục tiêu phù hợp và có thể đo lường.

2. Vấn đề về tài nguyên: Một số phòng ban có thể không hiểu rõ về cách AI có thể hỗ trợ, dẫn đến việc thiếu tài nguyên và không đủ sự tham gia từ họ.

3. Quản lý ngân sách: Việc phê duyệt ngân sách có thể gặp khó khăn do cần phải đảm bảo rằng mọi thứ đều sẵn sàng cho việc triển khai.
   Không xác định được giá trị thực của công nghệ AI: Một số tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc đánh giá được giá trị thực sự mà công nghệ AI có thể mang lại, dẫn đến sự do dự trong việc đầu tư nguồn lực vào dự án AI.

1. Xác định được mục tiêu chiến lược rõ ràng: Doanh nghiệp sẽ biết chính xác mục tiêu của việc triển khai AI là gì và có thể đo lường kết quả như thế nào.

   Cần thiết phải tổ chức các buổi họp định kỳ để cập nhật tiến độ và giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai AI. Điều này giúp đảm bảo rằng dự án sẽ được thực hiện theo đúng kế hoạch và mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp.

2. Thành lập đội ngũ đầy đủ: Các thành viên trong đội ngũ đã được phân công nhiệm vụ rõ ràng và sẵn sàng bắt tay vào công việc.
   
   Những bước trên là các cơ sở quan trọng để doanh nghiệp có thể bắt đầu triển khai AI một cách thành công. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi thực hiện sẽ giúp tăng cơ hội thành công và đảm bảo rằng ứng dụng AI sẽ mang lại giá trị lớn cho doanh nghiệp.

3. Ngân sách được phê duyệt: Tài nguyên cần thiết đã được chuẩn bị sẵn sàng để triển khai, bao gồm công cụ n8n Cloud, Vtiger CRM và Supabase.
   
   Xác định và thực hiện các bước tiếp theo theo kế hoạch: Sau khi có mục tiêu, đội ngũ và ngân sách, doanh nghiệp cần xác định và thực hiện các bước cần thiết để triển khai AI một cách hiệu quả, bao gồm việc chọn lựa các công nghệ cụ thể và lập kế hoạch thực hiện.

• Mục tiêu chiến lược: Xác định ít nhất 3 mục tiêu chiến lược có thể đo lường cụ thể.

• Đội ngũ thành lập: Có ít nhất 1 đại diện từ mỗi phòng ban tham gia vào đội dự án.

• Ngân sách phê duyệt: Xác định ngân sách tổng thể cho các công cụ (n8n Cloud, Vtiger CRM, Supabase, Telegram) và tài nguyên triển khai.
  

Node 1: Nhận dữ liệu đầu vào từ Telegram.

• Cấu trúc: /ai start

• Trigger: Telegram nhận câu lệnh từ người dùng.

Node 2: Kiểm tra thông tin người dùng và yêu cầu phản hồi.

• Cấu trúc: Xử lý nội dung và phân tích yêu cầu.

Node 3: Gửi phản hồi qua Telegram và Email.

• Cấu trúc: Gửi một thông điệp xác nhận cho người dùng về quá trình triển khai.

JSON Flow (có thể copy vào n8n):

{

  "nodes": [

    {

      "parameters": {

        "functionCode": "const goal = $json[\"goal\"];\nconst teamMembers = $json[\"teamMembers\"];\nreturn { json: { goal, teamMembers } }"

      },

      "name": "Xác định mục tiêu",

      "type": "n8n-nodes-base.function",

      "position": [

        250,

        300

      ]

    },

    {

      "parameters": {

        "channel": "telegram",

        "message": "Mục tiêu và đội ngũ đã được xác định. Chúng ta sẽ bắt đầu từ đây."

      },

      "name": "Thông báo Telegram",

      "type": "n8n-nodes-base.telegram",

      "position": [

        450,

        300

      ]

    },

    {

      "parameters": {

        "channel": "email",

        "subject": "Mục tiêu ngày 1 - Triển khai AI",

        "message": "Chào các bạn,\nMục tiêu ban đầu đã được xác định. Chúng ta bắt đầu triển khai vào ngày mai. Hãy sẵn sàng!"

      },

      "name": "Thông báo qua Email",

      "type": "n8n-nodes-base.emailSend",

      "position": [

        650,

        300

      ]

    }

  ],

  "connections": {

    "Xác định mục tiêu": {

      "main": [

        [

          {

            "node": "Thông báo Telegram",

            "type": "main",

            "index": 0

          },

          {

            "node": "Thông báo qua Email",

            "type": "main",

            "index": 0

          }

        ]

      ]

    }

  }

}

Giải thích thêm:

Node 1: Nhận dữ liệu đầu vào từ Telegram.
Cấu trúc: /ai start
Trigger: Telegram nhận câu lệnh từ người dùng.

Node 2: Kiểm tra thông tin người dùng và yêu cầu phản hồi.
Cấu trúc: Xử lý nội dung và phân tích yêu cầu.

Node 3: Gửi phản hồi qua Telegram và Email.
Cấu trúc: Gửi một thông điệp xác nhận cho người dùng về quá trình triển khai.

Node 4: Xác định mục tiêu và thông báo.
Cấu trúc: Hiển thị mục tiêu và thông báo bắt đầu triển khai.

Cách sử dụng:

1. Xác định mục tiêu: Bước đầu tiên trong luồng này sẽ nhận dữ liệu từ một node (có thể là một form điền vào Telegram hoặc Email) chứa thông tin về mục tiêu và các thành viên trong đội ngũ. Dữ liệu sẽ được xử lý qua node functionCode và xuất ra các mục tiêu và thành viên.

Thông báo Telegram và Email: Sau khi mục tiêu đã được xác định, hệ thống tự động gửi thông báo qua Telegram và Email cho các thành viên trong đội ngũ.

Biểu mẫu Google Sheet mẫu để điền vào:

Cách sử dụng:

1. Mục tiêu: Mô tả các mục tiêu chính cho ngày triển khai đầu tiên.

2. Thành viên chính: Liệt kê các thành viên trong đội ngũ phụ trách mỗi mục tiêu.

3. Thời gian thực hiện: Xác định khoảng thời gian dự kiến cho mỗi mục tiêu.

4. Trách nhiệm: Chi tiết trách nhiệm của mỗi thành viên đối với mục tiêu.

Đây là các bước kỹ thuật để triển khai trong n8n Cloud:

1. Trigger: Nhận thông tin mục tiêu từ Google Sheet hoặc một form gửi qua Telegram.

2. Action: Xử lý dữ liệu mục tiêu qua functionCode trong n8n.

3. Action: Gửi thông báo qua Telegram và Email cho các thành viên trong đội ngũ.

4. Action: Cập nhật tiến trình công việc vào Vtiger CRM (nếu cần).
   

Khi triển khai AI cho đội ngũ qua Telegram, bạn có thể sử dụng prompt mẫu sau: Chào các bạn, hôm nay chúng ta bắt đầu triển khai AI. Các mục tiêu đã được xác định và mọi người sẽ nhận được thông báo qua Email. Hãy cùng nhau bắt đầu và cập nhật tiến độ thường xuyên!

• Xác định các mục tiêu: Các mục tiêu được định rõ và phân công cụ thể.

• Xác định các thành viên và trách nhiệm: Mỗi thành viên trong đội ngũ đều hiểu rõ trách nhiệm của mình.

• Thông báo đã được gửi đến tất cả các thành viên trong đội ngũ qua Telegram và Email.

Kết quả đạt được sau Ngày 1 là các mục tiêu ban đầu đã được xác định rõ ràng và các thành viên trong đội ngũ đã nhận được thông báo, chuẩn bị cho các bước tiếp theo trong quá trình triển khai.