NGÀY 2: Đánh giá hiện trạng

Khi triển khai AI cho đội ngũ qua Telegram, bạn có thể sử dụng prompt mẫu sau:Chào các bạn, chúng ta đã hoàn thành đánh giá hiện trạng. Các phòng ban sẽ bắt đầu cải thiện điểm yếu và nâng cao hiệu quả công việc. Hãy cung cấp phản hồi để chúng ta có thể cải tiến hơn nữa!

Prompt mẫu cho Telegram

<ol><li>Kiểm tra cơ sở hạ tầng CNTT hiện tại:<ul><li>Xem xét tất cả các hệ thống và phần mềm hiện tại (Vtiger CRM, các công cụ email, Telegram, v.v.).</li><li>Đánh giá khả năng mở rộng và tích hợp với các nền tảng AI.</li></ul></li><li>Đánh giá các hệ thống và phần mềm đang sử dụng:<ul><li>Phân tích các công cụ hiện tại, những gì cần thay đổi và những gì có thể tận dụng để tiết kiệm thời gian và chi phí.</li><li>Đảm bảo rằng các công cụ hiện tại có thể dễ dàng tương thích với các yêu cầu kỹ thuật của AI Agent.</li></ul></li><li>Xác định khả năng tích hợp AI vào hệ thống hiện có:<ul><li>Đánh giá khả năng tích hợp AI vào Vtiger CRM và Supabase.</li><li>Đảm bảo rằng các API cần thiết cho AI có thể dễ dàng kết nối với hệ thống hiện tại.</li></ul></li></ol>

Mục tiêu trong ngày 2

Bước 1: Kiểm tra cơ sở hạ tầng CNTT hiện tại<ol><li>Kiểm tra phần cứng và phần mềm:<ul><li>Trưởng phòng IT sẽ đánh giá các máy chủ, mạng, và thiết bị hiện có trong doanh nghiệp. Các yếu tố như băng thông, dung lượng lưu trữ, và khả năng tính toán của hệ thống sẽ được phân tích.</li><li>Đảm bảo rằng các nền tảng như Vtiger CRM, Supabase và n8n Cloud đều có thể chạy ổn định trên cơ sở hạ tầng hiện tại.</li></ul></li><li>Đánh giá mức độ tương thích của các hệ thống với AI:<ul><li>Xem xét API của Vtiger CRM và Supabase để đánh giá xem chúng có thể dễ dàng kết nối với AI Agent không.</li><li>Kiểm tra khả năng tương thích của các hệ thống khác như Telegram API (cho việc giao tiếp với AI Agent).</li></ul></li></ol>Bước 2: Đánh giá các hệ thống và phần mềm đang sử dụng<ul><li>Vtiger CRM: Xem xét liệu hệ thống CRM hiện tại có thể tích hợp với AI để tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng, như tự động ghi chú khách hàng, phân tích dữ liệu, và đưa ra khuyến nghị. Ví dụ thực tế:<ul><li>Xác định xem có thể tích hợp AI vào quy trình bán hàng để tự động tạo báo cáo về khách hàng tiềm năng, giúp nhân viên bán hàng tiết kiệm thời gian.</li></ul></li><li>Supabase: Đánh giá khả năng của Supabase trong việc lưu trữ và truy xuất dữ liệu vector cho AI Agent. Đảm bảo rằng Supabase có thể hỗ trợ các yêu cầu về tốc độ và dung lượng dữ liệu khi AI cần truy xuất và phân tích thông tin.</li><li>Các hệ thống khác: Kiểm tra xem các phần mềm như Email, Google Sheets, và các công cụ phân tích có thể tích hợp với n8n Cloud để tự động hóa quy trình hay không.</li></ul>Bước 3: Xác định khả năng tích hợp AI vào hệ thống hiện có<ul><li>Kết nối Vtiger CRM và AI:<ul><li>Cấu hình Vtiger CRM để AI Agent có thể truy xuất và xử lý dữ liệu khách hàng.</li><li>Đảm bảo rằng các trường dữ liệu khách hàng trong CRM có thể được kết nối với n8n Cloud để tự động hoá các quy trình.</li></ul></li><li>Kết nối Supabase với AI:<ul><li>Đảm bảo rằng AI Agent có thể lấy dữ liệu từ Supabase thông qua các API và sử dụng dữ liệu vector để đưa ra các quyết định.</li></ul></li><li>Kết nối Telegram API với AI:</li></ul>Xây dựng các Node trên n8n Cloud để nhận thông tin từ Telegram và trả kết quả qua tin nhắn Telegram, đồng thời gửi email khi cần thiết.

Các bước thực hiện chi tiết

Biểu mẫu Kiểm tra hệ thống và khả năng tích hợpSử dụng Google Sheets để theo dõi các hệ thống và phần mềm đang sử dụng, đánh giá mức độ tương thích và khả năng tích hợp:<table style="min-width: 125px"><colgroup><col><col><col><col><col></colgroup><tbody><tr><td colspan="1" rowspan="1">Hệ thống/Phần mềm</td><td colspan="1" rowspan="1">Mức độ tương thích AI</td><td colspan="1" rowspan="1">API tích hợp</td><td colspan="1" rowspan="1">Khó khăn tiềm ẩn</td><td colspan="1" rowspan="1">Công cụ tích hợp cần thiết</td></tr><tr><td colspan="1" rowspan="1">Vtiger CRM</td><td colspan="1" rowspan="1">Cao</td><td colspan="1" rowspan="1">Có</td><td colspan="1" rowspan="1">Cần tùy chỉnh một số API</td><td colspan="1" rowspan="1">n8n Cloud, Supabase</td></tr><tr><td colspan="1" rowspan="1">Supabase</td><td colspan="1" rowspan="1">Trung bình</td><td colspan="1" rowspan="1">Có</td><td colspan="1" rowspan="1">Cần tăng cường khả năng lưu trữ</td><td colspan="1" rowspan="1">n8n Cloud</td></tr><tr><td colspan="1" rowspan="1">Telegram API</td><td colspan="1" rowspan="1">Cao</td><td colspan="1" rowspan="1">Có</td><td colspan="1" rowspan="1">Không có khó khăn lớn</td><td colspan="1" rowspan="1">n8n Cloud</td></tr></tbody></table>

Biểu mẫu thực hành và công cụ sử dụng

<ol><li>Khó khăn trong việc đánh giá tính tương thích của các hệ thống: Đôi khi các hệ thống hiện tại không dễ dàng kết nối với AI, yêu cầu tùy chỉnh sâu về API và cấu hình hệ thống.</li><li>Hệ thống dữ liệu không đồng nhất: Các hệ thống như Vtiger CRM và Supabase có thể lưu trữ dữ liệu theo các cấu trúc khác nhau, dẫn đến khó khăn trong việc tích hợp và đồng bộ hóa.</li><li>Thiếu tài nguyên để kiểm tra tất cả các kịch bản: Đôi khi không có đủ thời gian hoặc nguồn lực để kiểm tra tất cả các kịch bản tích hợp AI, điều này có thể gây chậm trễ trong quá trình triển khai.</li></ol>

Thách thức thường gặp

<ol><li>Đánh giá hệ thống xong: Xác định được các hệ thống và phần mềm hiện tại có thể tích hợp với AI và những hệ thống cần điều chỉnh hoặc thay thế.</li><li>Khả năng tích hợp AI vào các hệ thống hiện tại: Các hệ thống như Vtiger CRM và Supabase đã sẵn sàng cho việc tích hợp với AI Agent, với các kết nối API đã được xác nhận và các quy trình được tối ưu hóa.</li><li>Công cụ và tài nguyên: Đảm bảo các công cụ như n8n Cloud, Telegram API, Supabase, và Vtiger CRM đã được cấu hình đúng và sẵn sàng sử dụng.</li></ol>

Kết quả mong đợi

Node 1: Nhận dữ liệu đầu vào từ Telegram:<ul><li>Trigger: /ai check_system</li></ul>Node 2: Kiểm tra tính tương thích của hệ thống CRM:<ul><li>Cấu trúc: Kiểm tra nếu Vtiger CRM có thể truy xuất và kết nối với n8n Cloud.</li></ul>Node 3: Kết nối với Supabase và nhận dữ liệu:<ul><li>Cấu trúc: Tạo kết nối API để nhận dữ liệu từ Supabase.</li></ul>Node 4: Gửi kết quả qua Telegram và Email:<ul><li>Cấu trúc: Gửi một tin nhắn Telegram và email thông báo kết quả đánh giá khả năng tích hợp.</li></ul>JSON Flow (có thể copy vào n8n): <code>{</code><code>&nbsp;&nbsp;"nodes": [</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;{</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"parameters": {</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"functionCode": "const currentState = $json[\"currentState\"];\nreturn { json: { currentState } }"</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;},</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"name": "Đánh giá hiện trạng",</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"type": "n8n-nodes-base.function",</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"position": [</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;250,</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;300</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;]</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;},</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;{</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"parameters": {</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"channel": "telegram",</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"message": "Đánh giá hiện trạng đã hoàn tất. Chúng ta cần tập trung vào việc xác định các điểm mạnh và điểm yếu."</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;},</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"name": "Thông báo Telegram",</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"type": "n8n-nodes-base.telegram",</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"position": [</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;450,</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;300</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;]</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;},</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;{</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"parameters": {</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"channel": "email",</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"subject": "Đánh giá hiện trạng - Ngày 2",</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"message": "Chào các bạn,\nĐánh giá hiện trạng đã hoàn tất. Chúng ta sẽ xác định các điểm mạnh và điểm yếu trong hệ thống của chúng ta. Hãy chuẩn bị cho các bước tiếp theo."</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;},</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"name": "Thông báo qua Email",</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"type": "n8n-nodes-base.emailSend",</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"position": [</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;650,</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;300</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;]</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;},</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;{</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"parameters": {</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"functionCode": "const feedback = $json[\"feedback\"];\nreturn { json: { feedback } }"</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;},</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"name": "Thu thập phản hồi",</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"type": "n8n-nodes-base.function",</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"position": [</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;850,</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;300</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;]</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;}</code><code>&nbsp;&nbsp;],</code><code>&nbsp;&nbsp;"connections": {</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"Đánh giá hiện trạng": {</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"main": [</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;[</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;{</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"node": "Thông báo Telegram",</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"type": "main",</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"index": 0</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;},</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;{</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"node": "Thông báo qua Email",</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"type": "main",</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"index": 0</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;}</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;]</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;]</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;},</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"Thông báo qua Email": {</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"main": [</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;[</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;{</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"node": "Thu thập phản hồi",</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"type": "main",</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;"index": 0</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;}</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;]</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;]</code><code>&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;}</code><code>&nbsp;&nbsp;}</code><code>}</code> <h4>Cách sử dụng:</h4><ol><li>Đánh giá hiện trạng: Trong bước này, bạn nhận các thông tin từ form hoặc các nguồn dữ liệu hiện tại để đánh giá tình hình thực tế của doanh nghiệp. Đây có thể là đánh giá về tình trạng công nghệ, tài nguyên, đội ngũ, v.v.</li><li>Thông báo Telegram và Email: Sau khi đánh giá hiện trạng, hệ thống tự động gửi thông báo qua Telegram và Email cho các thành viên trong đội ngũ về kết quả đánh giá hiện trạng.</li><li>Thu thập phản hồi: Tiếp theo, hệ thống thu thập phản hồi từ các thành viên về đánh giá hiện trạng đã hoàn tất.</li></ol>

Cấu trúc Nodes trên n8n và JSON Flow

<h4>Biểu mẫu Google Sheet mẫu để điền vào:</h4><table style="min-width: 150px"><colgroup><col><col><col><col><col><col></colgroup><tbody><tr><td colspan="1" rowspan="1">Phòng ban</td><td colspan="1" rowspan="1">Tình trạng hiện tại</td><td colspan="1" rowspan="1">Điểm mạnh</td><td colspan="1" rowspan="1">Điểm yếu</td><td colspan="1" rowspan="1">Cần cải thiện</td><td colspan="1" rowspan="1">Thời gian cần cải thiện</td></tr><tr><td colspan="1" rowspan="1">Kinh doanh</td><td colspan="1" rowspan="1">Đang sử dụng hệ thống CRM cũ</td><td colspan="1" rowspan="1">Quản lý dữ liệu khách hàng tốt</td><td colspan="1" rowspan="1">Phản hồi chậm</td><td colspan="1" rowspan="1">Tăng tốc độ phản hồi</td><td colspan="1" rowspan="1">1 tuần</td></tr><tr><td colspan="1" rowspan="1">IT</td><td colspan="1" rowspan="1">Hệ thống máy chủ ổn định</td><td colspan="1" rowspan="1">Bảo mật cao</td><td colspan="1" rowspan="1">Tốc độ xử lý thấp</td><td colspan="1" rowspan="1">Tăng cường khả năng xử lý</td><td colspan="1" rowspan="1">2 tuần</td></tr><tr><td colspan="1" rowspan="1">Marketing</td><td colspan="1" rowspan="1">Sử dụng phần mềm tự động hóa email</td><td colspan="1" rowspan="1">Khả năng tiếp cận khách hàng cao</td><td colspan="1" rowspan="1">Cần tối ưu dữ liệu</td><td colspan="1" rowspan="1">Định vị khách hàng chính xác hơn</td><td colspan="1" rowspan="1">3 tuần</td></tr></tbody></table><h4>Cách sử dụng:</h4><ol><li>Phòng ban: Liệt kê các phòng ban trong doanh nghiệp.</li><li>Tình trạng hiện tại: Đánh giá tình trạng công nghệ và quy trình hiện tại của phòng ban.</li><li>Điểm mạnh: Xác định những điểm mạnh hiện có.</li><li>Điểm yếu: Xác định những điểm yếu cần cải thiện.</li><li>Cần cải thiện: Đưa ra giải pháp cải thiện cho từng điểm yếu.</li><li>Thời gian cần cải thiện: Đưa ra thời gian dự kiến để cải thiện điểm yếu.</li></ol>

Biểu mẫu cho Ngày 2: Đánh giá hiện trạng

Đây là các bước kỹ thuật để triển khai trong n8n Cloud:<ol><li>Trigger: Nhận thông tin đánh giá từ Google Sheet hoặc một form thu thập dữ liệu.</li><li>Action: Xử lý đánh giá hiện trạng qua node functionCode trong n8n.</li><li>Action: Gửi thông báo qua Telegram và Email cho các thành viên trong đội ngũ về kết quả đánh giá.</li><li>Action: Cập nhật tiến trình vào Vtiger CRM (nếu cần).</li></ol>

Kế hoạch và Cấu trúc Luồng Kỹ Thuật trong n8n

<ul><li>Đánh giá hiện trạng hoàn tất: Các phòng ban đã cung cấp thông tin đánh giá tình trạng hiện tại.</li><li>Thông báo được gửi đến các thành viên trong đội ngũ: Mọi người nhận được thông báo qua Telegram và Email.</li><li>Phản hồi được thu thập: Các thành viên cung cấp phản hồi về đánh giá hiện trạng.</li></ul>Kết quả đạt được sau Ngày 2 là doanh nghiệp đã có cái nhìn rõ ràng về tình trạng hiện tại, các điểm mạnh và yếu được xác định, và mọi người đã nhận được thông báo và phản hồi.